Membangun Tim Keuangan Pertama untuk UMKM: Kapan dan Bagaimana

Saat pertama kali memulai bisnis, wajar jika Anda menangani segalanya sendiri, termasuk keuangan. Mencatat pemasukan, membayar supplier, menghitung pajak, semuanya Anda kerjakan di sela-sela menjalankan operasional bisnis. Namun seiring bisnis bertumbuh, pendekatan ini semakin tidak berkelanjutan.

Pertanyaannya bukan apakah Anda perlu tim keuangan, melainkan kapan waktu yang tepat dan bagaimana memulainya. Artikel ini akan membantu Anda menjawab kedua pertanyaan tersebut.

Tanda-Tanda Anda Butuh Tim Keuangan

Ada beberapa sinyal yang menunjukkan bahwa sudah saatnya Anda berhenti mengelola keuangan sendirian. Anda sering terlambat membuat laporan keuangan atau bahkan tidak membuatnya sama sekali. Pembayaran ke supplier atau karyawan pernah terlewat karena lupa. Anda tidak yakin berapa profit sebenarnya dari bisnis Anda. Waktu Anda lebih banyak habis untuk urusan administrasi keuangan daripada mengembangkan bisnis. Dan pelaporan pajak menjadi beban yang semakin berat setiap periode.

Jika Anda mengalami dua atau lebih dari tanda-tanda di atas, inilah saatnya mempertimbangkan untuk membangun tim keuangan.

Memahami Peran dalam Tim Keuangan

Sebelum merekrut, penting untuk memahami perbedaan peran dalam fungsi keuangan agar Anda tahu posisi mana yang harus diisi terlebih dahulu.

Bookkeeper bertanggung jawab untuk pencatatan transaksi harian, rekonsiliasi bank, dan pembuatan laporan keuangan dasar. Ini adalah peran paling fundamental dan biasanya yang pertama kali dibutuhkan UMKM.

Accountant atau akuntan menangani pekerjaan yang lebih kompleks seperti penyusunan laporan keuangan formal, perencanaan dan pelaporan pajak, serta analisis keuangan. Peran ini dibutuhkan ketika bisnis Anda sudah memiliki transaksi yang lebih beragam dan kompleks.

Financial controller mengawasi seluruh proses keuangan, memastikan kepatuhan regulasi, dan mengelola risiko keuangan. Peran ini biasanya dibutuhkan ketika bisnis sudah mencapai skala menengah ke atas.

CFO atau Chief Financial Officer bertanggung jawab atas strategi keuangan jangka panjang, hubungan dengan investor, dan perencanaan pertumbuhan. Untuk UMKM, peran ini biasanya belum diperlukan kecuali bisnis Anda sedang dalam fase ekspansi besar atau mencari pendanaan.

Outsource atau Rekrut In-House?

Ini adalah pertanyaan kritis yang harus Anda jawab sebelum mengambil langkah. Keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing.

Outsourcing cocok untuk UMKM yang volume transaksinya belum terlalu besar, belum memiliki budget untuk gaji karyawan tetap, membutuhkan keahlian spesifik seperti perpajakan tanpa harus merekrut full-time, dan ingin fleksibilitas dalam mengatur biaya.

Kelebihannya, Anda mendapatkan akses ke tenaga profesional berpengalaman dengan biaya yang lebih terprediksi. Anda juga tidak perlu memikirkan tunjangan, pelatihan, atau penggantian saat cuti.

Rekrut in-house lebih tepat ketika volume transaksi sudah tinggi dan butuh penanganan harian, Anda membutuhkan seseorang yang memahami bisnis Anda secara mendalam, ada kebutuhan untuk koordinasi keuangan real-time dengan tim operasional, dan data keuangan bersifat sangat sensitif.

Banyak UMKM yang sukses menggunakan pendekatan hybrid, yaitu merekrut bookkeeper in-house untuk pencatatan harian dan menggunakan jasa akuntan eksternal untuk pelaporan pajak dan analisis keuangan.

Langkah Praktis Membangun Tim Keuangan Pertama

Untuk memulai, ikuti langkah-langkah berikut. Pertama, audit kondisi keuangan saat ini. Dokumentasikan semua proses keuangan yang sudah berjalan, identifikasi masalah dan bottleneck, serta tentukan prioritas apa yang paling mendesak.

Kedua, mulai dari bookkeeper. Untuk kebanyakan UMKM, bookkeeper adalah peran pertama yang harus diisi. Cari kandidat yang teliti, memahami dasar-dasar akuntansi, dan familiar dengan software akuntansi.

Ketiga, implementasikan sistem. Sebelum mendelegasikan, pastikan Anda memiliki sistem dan prosedur yang jelas. Gunakan software akuntansi seperti Jurnal, Accurate, atau bahkan spreadsheet yang terstruktur.

Keempat, tetapkan kontrol dan approval. Meskipun sudah ada tim, Anda tetap perlu mengawasi. Tetapkan batasan otorisasi, misalnya pengeluaran di atas nominal tertentu harus mendapat persetujuan Anda.

Kelima, evaluasi dan kembangkan. Review kinerja tim keuangan secara berkala. Seiring bisnis berkembang, tambahkan peran yang dibutuhkan.

Berapa Budget yang Dibutuhkan?

Budget untuk tim keuangan bervariasi tergantung model yang Anda pilih. Jasa bookkeeping outsource berkisar antara Rp1 hingga 5 juta per bulan tergantung kompleksitas. Gaji bookkeeper in-house berada di kisaran Rp3,5 hingga 6 juta per bulan tergantung daerah dan pengalaman. Sementara jasa akuntan untuk pelaporan pajak biasanya dikenakan biaya per laporan atau retainer bulanan.

Membangun tim keuangan adalah investasi yang akan membebaskan waktu dan energi Anda untuk fokus pada apa yang paling penting, yaitu mengembangkan bisnis.

Jika Anda masih bingung menentukan langkah pertama untuk membangun fungsi keuangan yang solid, Magnificat Consulthink siap mendampingi. Hubungi kami untuk konsultasi gratis selama 30 menit melalui WhatsApp dan mari rancang struktur keuangan yang tepat untuk tahap pertumbuhan bisnis Anda saat ini.